目前，國內的檔案局、館都保存有大量的照片、錄像帶、錄音帶，這些以傳統方式保存的多媒體聲像資料，隨著時間的推移，錄像帶、錄音帶會慢慢老化，照片會慢慢變黃，使得這些珍貴的歷史史料難以讀出，因此，急需建立一套完善的、針對多媒體聲像資料的數字化、存儲、檢索、發布的管理系統，對這些珍貴的史料進行數字化開發，使其得到永久保存。
“聲像檔案數據管理系統”對于解決國內檔案局館的照片、錄像帶、錄音帶的管理問題，提供了一整套完整的解決方案，該系統的最終目的，是建立一個規范的、科學的、聲像檔案資源中心，把聲像檔案管理工作中的三大檔案類型：照片檔案、視頻檔案、音頻檔案以及其它類型的電子檔案進行統一的管理，實現如下的建設目標：
1．系統具有強大的聲像檔案數字化和編輯處理功能。
2．系統具有規范的聲像檔案收集、整理、著錄、保管、利用、統計、打印、銷毀功能。
3．靈活多樣的、多種途徑的聲像檔案信息檢索和再利用功能。
4．通過廣域網，用戶可以方便地檢索、瀏覽聲像檔案的目錄和內容。
5．用戶應能通過廣域網上載聲像檔案文件到檔案中心。
6．完善的用戶權限管理。用戶只能檢索自己權限內的聲像檔案文件、包括打印、預覽、下載、上載等權限的管理。
通過上述目標的實現，使聲像檔案實現存量檔案數字化、增量檔案電子化，管理工作更加科學規范，同時也能滿足用戶多途徑快捷方便地檢索聲像檔案信息的需要。用戶對檢索到的照片、視頻、音頻及其它類型的檔案，可直接在電腦上預覽（預聽），有權限的用戶還可以下載存檔級（高數據碼流或分辨率）的聲像檔案進行再利用。
檔案局、館的聲像資料一般實行集中式管理，因此，該系統設置幾個檔案管理員，管理員安裝C/S模塊的程序，對聲像檔案資源庫中的信息進行全方位的管理，普通用戶不用安裝任何程序，通過瀏覽器檢索、瀏覽、下載需要的聲像檔案資源。
系統邏輯結構如下：
隨著數碼攝錄設備的普及，政府機構的很多政務活動如領導視察、接待來訪、開工典禮、工程建設、工作監督、節日慶典都以數碼照片、視頻錄像的形式記錄保存，以一個中等城市的規模計，一個政府機構（如市委、市政府、環保局、民政局…）平均每天產生的數碼照片有100張，視頻錄像1小時，每年約有3萬張照片、300小時的視頻資料需要存儲管理。每天拍攝的照片、視頻錄像需要及時地導入電腦存儲，并及時地標引著錄，以防止時間長后對拍攝的內容模糊不清，無法查找。
“聲像檔案數據管理系統”為各政府機構提供強大的數碼照片、視頻錄像的管理功能，拍攝工作人員每天拍攝完畢，及時通過瀏覽器把拍攝的內容上傳服務器，并進行簡單的信息著錄。這些照片、錄像在上傳到服務器的同時，系統會自動提取照片的縮略圖、視頻錄像的流媒體在線播放文件，以便普通用戶在線瀏覽使用。信息管理員（通常每個機構都設置有一名）每天對拍攝者上傳的照片、視頻錄像進行審核，補充完善著錄信息，信息經過審核后，普通用戶通過瀏覽器就可以檢索了。
政府機構的聲像管理系統建議使用獨立的服務器，因為每天處理的照片、視頻資料較多，存儲空間建議配置4TB的磁盤陣列，以后隨著資料的增多，可以隨時擴充。
系統邏輯結構如下：
“聲像檔案數據管理系統”在海關行業已得到很好的應用，主要用來管理宣傳類聲像資料、案件類聲像資料，宣傳類聲像資料主要是各地海關的宣傳部門負責，案件類聲像資料主要是海關緝私局的相關部門負責。
對于宣傳類聲像資料的管理，主要是宣傳科的工作人員把每次拍攝的新聞類照片、錄像上傳到聲像管理系統中，并進行完善地著錄，本海關單位的工作人員都可以上網查詢聲像資料，依據工作的需要，還可以下載聲像資料，并存儲到本機。
案件類聲像資料的管理，廣泛應用于海關緝私局，由于案件采集證據的需要，會拍攝大量的照片、視頻錄像，且在案件偵辦過程中，出于各個部門協同辦案的需要，這些聲像資料需要共享，但各個部門依據權限的不同，查詢資料的范圍也不同，需要設置完善的安全權限，不同的部門，只能查詢自己權限內的聲像資料。
海關緝私局部門較多，且駐地分散，各個下屬分局在地理位置上分布較遠，用傳統的提交實物的方式交換聲像資料很不現實，通過聲像管理系統，各個分局可以批量地把聲像資料提交到上級緝私局，信息的最終整理、完善、審核在局級。
在系統架構上，建議海關設置獨立的聲像服務器，緝私局設置獨立的聲像服務器，因為在業務上，海關和緝私局的業務各自相對獨立，且都聲像數據龐大，各自設置獨立服務器能更好地發揮各自聲像數據的作用，互不干涉。
系統邏輯結構如下：
各地的檢驗檢疫局都設置有下屬機構，并且分布在不同的地理位置，彼此物理距離較遠，但整個檢驗檢疫局只設置一臺聲像數據服務器，各個下屬機構都把本單位的聲像資料存儲到該服務器上，每個下屬機構都有本單位的信息管理員，信息管理員只能對本機構的信息進行維護，聲像數據實行集團式管理管理，系統具有如下特點：
1.所有分支機構的數據都保存在一個數據庫中，方便數據庫備份和恢復。
2.數據庫中的每條信息（除了公共信息）都有個“機構代碼”屬性，指示該信息屬于那個分支機構。
3.各分支機構提交的文件信息保存在以該機構命名的文件夾下，不會交叉保存，方便數據文件的備份和恢復。
4.各分支機構的管理員打開管理界面，看到的只是本機構的信息（聲像檔案記錄、組、案卷等），只能對本機構的信息進行維護（添加、刪除、修改等操作）。
5.對于公共信息（如分類），各個分支機構可以共享，以保障檔案信息的一直性，著錄的規范性。
6.對于查詢用戶，可以授權用戶可查詢某個分支機構的信息，或多個分支機構的信息。
7.由于數據實行集中式管理，不存在下級機構向上級機構提交信息的需求，直接授權上級機構查詢下級機構的信息即可。
8.對分支機構的數量沒有限制，集團級管理員可以增加、刪除分支機構，設置分支機構的名稱，設置各個分支機構的管理員。
系統邏輯結構如下：
“聲像檔案數據管理系統”在航空航天行業主要用來管理不同產品的外觀照片、各種產品的使用視頻培訓教材。因為航空航天行業的產品種類繁多，型號復雜，每種產品都有詳細的使用培訓材料，并以視頻錄像的形式保存，為了方便管理，也方便新入職的員工學習，方便用戶查詢產品，航空航天行業內的很多用戶都建立了聲像檔案數據管理平臺來對本單位的產品進行管理。
本行業的聲像檔案數據管理平臺在體系結構上采取C/S+B/S模式的架構，管理員負責聲像信息的收集整理，普通用戶通過瀏覽器查詢聲像資料。
系統邏輯結構如下：
房地產行業每天也產生大量的聲像資料，如不同樓盤的外觀照片、樓盤開售的視頻錄像，海外同行不同風格的樓盤設計照片，樓盤出現質量問題時（裂縫、滲水、起層）拍攝的質量問題照片，這些聲像資料都需要聲像數據管理平臺來管理。
系統在邏輯結構上，普通的業務員通過瀏覽器上傳拍攝的樓盤外觀照片、樓盤質量照片、開盤錄像，宣傳冊設計人員、樓盤設計人員可以通過瀏覽器查詢其它的樓盤資料，尋找創作靈感。
系統邏輯結構如下：
對于電力行業，每個電力公司都把工程建設中產生的聲像資料作為檔案永久存儲，每個獨立的電力公司，下屬都有很多的分公司，且分布在不同的地理位置，電力公司通常實行集團式管理，在集團設置一臺獨立的聲像服務器，分公司把各自的聲像檔案上傳到集團服務器上，分公司都配備有自己的檔案管理人員，各分公司管理員進入聲像系統后，只能對本單位的聲像資料進行維護（增加、刪除、修改），集團級管理員可以對下屬所有分公司的聲像檔案進行維護。
各分公司提交的聲像檔案文件保存在以該各分公司命名的文件夾下，不會交叉保存，著錄信息保存在同一個數據庫中，由于所有分公司的聲像數據都保存在一個服務器中，方便數據文件的備份和恢復。由于數據實行集中式管理，不存在下級機構向上級機構提交信息的需求，集團管理員可以直接授權上級機構查詢下級機構的信息。
系統邏輯結構如下：
